A intranet global como parte da mudança de identidade do Grupo Merck

Saiba mais sobre como a nova intranet global do Grupo Merck se associou ao lançamento de seu novo branding e quais foram os desafios encontrados pelo departamento de Comunicação Brasil nessa mudança.

Cenário

O Grupo Merck é a indústria farmacêutica mais antiga do mundo, com quase 350 anos de atuação, e líder em ciência e tecnologia nos setores de Cuidados com a Saúde, Life Science e Performance Materials. Atualmente possui 55 mil colaboradores, espalhados em 66 países ao redor do mundo. No Brasil, a Merck atua desde 1923 com sedes em São Paulo e Rio de Janeiro e cerca de 1500 funcionários.

Em um intenso processo de transformação para tornar-se uma companhia verdadeiramente global, a Merck passou por diversas mudanças, sendo uma das principais o lançamento do novo branding, em outubro de 2015. A ideia era construir uma identidade que refletisse este posicionamento, diferenciando a empresa dos concorrentes e a tornando mais próxima das pessoas. O resultado do trabalho em parceria com a FutureBrand foi uma marca vibrante, inspirada no universo colorido e cheio de formas visto a partir das lentes de microscópio.

Desafio

Não só a nova marca buscou promover uma mudança de imagem, mas também uma mudança cultural interna, envolvendo os empregados “de dentro para fora”. Para ser uma empresa capaz de moldar o futuro e encontrar respostas para perguntas não feitas, iniciativas internas incentivaram um direcionamento mais moderno e multicultural.

Surgiu neste contexto uma nova intranet global, em substituição à local. Vista como um repositório de informações, a intranet antiga dependia da gestão de um fornecedor externo e era apenas funcional para encontrar informações.

Lançada em 2015 em plataforma Sharepoint, a nova intranet “EVA” (Expertise, Virtual Teams e Access to Information) passou a ter outra cara e interface. Seu objetivo principal é permitir a colaboração globalmente entre empregados – independentemente de sua localização ou função -, customizar a experiência de navegação e criar uma rede global conectada fomentando a inovação.

Representantes da área de Comunicação foram treinados para lançar a página de seu país dentro da EVA, tendo as “Location Rooms” sob sua responsabilidade. Outras páginas podem ser criadas por qualquer empregado, para abordar tópicos, projetos, processos, etc.

A curadoria e gestão da página Brasil passou, assim, a ser de responsabilidade do time de Comunicação, que encontrou como desafio engajar os empregados a utilizarem a plataforma, pois assuntos que até então eram comunicados por e-mail seriam disseminados agora via EVA. Tornando esse canal uma das principais fontes de informação interna.

Um segundo desafio percebido pela Merck Brasil foi o de incentivar o relacionamento entre os empregados na EVA, pois a ferramenta permite uma liberdade de interação – como redes sociais. Fazer com que as pessoas criassem times virtuais, se engajassem em debates e fóruns internos e iniciassem que estivessem com os perfis atualizados e buscassem páginas de interesse para seguir personalizando sua experiência.

Solução

Para promover a mudança de comportamento desejada, a área de comunicação optou por apresentar o projeto em fases. Inicialmente, abordando a mudança de uma intranet para outra, mais moderna e interativa. Nesta fase uma série de e-mails com o tema “Por dentro da EVA” abordou as possibilidades com a plataforma. Depois, gerando colaboração entre eles, incentivando a troca de experiências, para que, em seguida, as pessoas se interessassem em criar comunidades para discutir temas.

A ação mais efetiva foi a realização de um treinamento, chamado “EVA, tudo o que você precisa saber”, nas localidades da Merck no Brasil, inclusive na fábrica, para que os empregados pudessem compreender quais eram as expectativas com o projeto. A estratégia da comunicação para envolver as pessoas foi fazer uma brincadeira comparando a EVA com o Facebook, mostrando as similaridades das plataformas (participar de um grupo, curtir, compartilhar e comentar assuntos, etc).

Algumas páginas, como a de RH, são mandatórias na home dos empregados, além de algumas relacionadas às suas áreas de atuação. Outras podem ser adicionadas conforme o interesse da pessoa. Conforme ela vai fazendo esse movimento, se conectando a colegas, adicionando grupos, a sua home vai sendo alimentada – com notícias e murais. Até blogs podem ser criados na EVA e há lideranças globais que já os utilizam, gravando vídeos para falar com empregados ao redor do mundo.

Para se conectar com os empregados do Brasil e promover o contato deles com o canal, a área de comunicação passou a conectar a newsletter, já existente, com a EVA. As notícias, então, são tratadas brevemente na newsletter e depois há um link que leva a pessoa a intranet para saber mais sobre determinado assunto. O movimento de envolver os empregados no lançamento da plataforma, através de um treinamento com uma pegada fun e criativa, foi tão efetivo para a Merck Brasil que rendeu até uma premiação global de melhor campanha de lançamento da EVA.

Primeiras impressões:

Um ano e alguns meses após o lançamento da nova intranet no Brasil, a Merck pode perceber que o engajamento já está bem diferente do que era há três anos, quando a equipe de Comunicação começou a ser estruturada. As pessoas interagem mais, se envolvendo com as notícias e adquirindo uma nova forma de pensar, mais global. É uma mudança de dinâmica que, de acordo com eles, permite dar mais liberdade para que os empregados interajam com outras localidades.

 

(Agradecemos a Lívia Guadaim, Especialista de Comunicação da Merck Brasil, pelas  informações apresentadas).

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